Führerscheinkontrolle Firmenwagen: Neue Regeln 2026

Das Problem: Zweimal im Jahr prüfen, jedes Mal Aufwand

Wer als Unternehmen Firmenwagen oder Dienstfahrzeuge einsetzt, muss sicherstellen, dass die Fahrer tatsächlich einen gültigen Führerschein besitzen. Das klingt trivial, ist in der Praxis aber mit erheblichem Organisationsaufwand verbunden. Bisher gilt die Empfehlung aus der Rechtsprechung und der Versicherungspraxis: mindestens zweimal jährlich kontrollieren, Nachweis dokumentieren, Kontrollprotokoll aufbewahren.

Für einen Fuhrpark mit 30 Fahrzeugen und wechselnden Fahrern bedeutet das: 60 Kontrollvorgänge pro Jahr, multipliziert mit dem Koordinierungsaufwand für Erinnerungen, Rückmeldungen und Ablage. Genau hier setzt die geplante Gesetzesänderung an.

Was ist geplant? Die Initiative des Bundesrats

Der Bundesrat hat sich dafür ausgesprochen, die Führerscheinkontrollpflicht für Arbeitgeber spürbar zu entbürokratisieren. Der Kerngedanke: Eine einmalige, gründliche Erstkontrolle soll ausreichen, sofern der Arbeitgeber danach auf ein zugelassenes digitales Verfahren setzt, das Änderungen am Führerscheinstatus automatisch meldet.

Konkret bedeutet das: Wenn ein Fahrer seinen Führerschein einmal digital verifiziert hat und das System bei Entzug oder Ablauf automatisch Alarm schlägt, entfällt die Pflicht zur wiederholten manuellen Sichtkontrolle. Die Prüffrequenz sinkt von bisher zweimal jährlich auf eine einmalige Grundprüfung pro Fahrer, ergänzt durch kontinuierliche digitale Überwachung.

Quelle: Bundesrat will Führerscheinkontrollen bei Firmenwagen vereinfachen

Eine einmalige Überprüfung soll reichen, wenn ein digitales System Statusänderungen lückenlos überwacht. Das ist der Kern der geplanten Neuregelung.

Quelle: Führerscheinkontrolle durch Arbeitgeber: Eine Überprüfung soll reichen

Was sind meine Pflichten heute?

Bis die Neuregelung in Kraft tritt, gilt das bestehende Recht. Fuhrparkverantwortliche müssen aktuell:

• Mindestens zweimal jährlich den Führerschein jedes Fahrers kontrollieren, der ein Firmenfahrzeug nutzt.
• Die Kontrolle dokumentieren: Datum, Name des Fahrers, Name der prüfenden Person, Ergebnis.
• Nachweise aufbewahren: Die Dokumentation sollte mindestens so lange vorgehalten werden, wie ein möglicher Schadenfall verjähren kann (in der Regel drei Jahre nach BGB § 195).
• Bei Aushilfskräften oder Leiharbeitern gilt dieselbe Pflicht, sofern sie Firmenfahrzeuge steuern.

Rechtliche Grundlage ist vor allem § 21 StVG (Fahren ohne Fahrerlaubnis) in Kombination mit der Organisationspflicht des Arbeitgebers, die sich aus § 831 BGB (Haftung für Verrichtungsgehilfen) ergibt. Wer als Unternehmer nicht nachweisen kann, dass er die Fahrerlaubnis seiner Mitarbeiter regelmäßig überprüft hat, riskiert zivilrechtliche Haftung bei Unfällen.

Die DGUV Vorschrift 70 („Fahrzeuge") regelt die Führerscheinkontrolle nicht. § 35 verlangt, dass Sie nur Personen fahren lassen, die geeignet und unterwiesen sind und die Sie dazu bestimmt haben.

Was passiert, wenn ich es falsch mache?

Die Konsequenzen eines Fehlers treffen das Unternehmen auf mehreren Ebenen.

Straf- und ordnungsrechtlich: Wer einen Fahrer ohne gültige Fahrerlaubnis wissentlich einetzt oder die Prüfpflicht grob vernachlässigt, kann nach § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG selbst strafrechtlich belangt werden. Das Strafmaß reicht bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe oder Geldstrafe.

Zivilrechtlich: Bei einem Unfall, den ein Fahrer ohne gültigen Führerschein verursacht, kann die Kfz-Haftpflichtversicherung Regress nehmen. Regressforderungen von mehreren zehntausend Euro sind bei schweren Unfällen realistisch. Zusätzlich droht dem Unternehmen ein Schadensersatzanspruch von Dritten nach § 831 BGB, wenn es den Entlastungsbeweis nicht führen kann.

Versicherungstechnisch: Viele Flottenpolicen enthalten Klauseln, die den Versicherungsschutz bei Organisationsverschulden einschränken oder ausschließen. Eine fehlende Führerscheinkontrolldokumentation gilt regelmäßig als solches Verschulden.

Reputationsseitig: Im Fall eines schweren Unfalls werden Medien und Staatsanwaltschaft sehr schnell fragen, ob der Fuhrparkbetreiber seiner Kontrollpflicht nachgekommen ist. Fehlende Protokolle sind dann ein erhebliches Problem.

Wie sieht rechtssichere Compliance heute und ab 2026 aus?

Der aktuelle Stand: manuelle und digitale Kontrolle nebeneinander

Viele Fuhrparkbetreiber nutzen bereits heute digitale Hilfsmittel. Die typische Praxis sieht so aus:

• Manuelle Sichtkontrolle: Der Fahrer legt den Führerschein vor, die prüfende Person notiert Datum und Ablaufdatum. Aufwand pro Kontrolle: 5 bis 10 Minuten.
• Digitale Selbstauskunft: Der Fahrer fotografiert seinen Führerschein über eine App, das System prüft Echtheit und Gültigkeitsdatum und dokumentiert den Vorgang automatisch.
• Kombination: Einmalige Grundkontrolle durch Sichtprüfung, anschließend halbjährliche digitale Folgeprüfung.

Anbieter wie Azowo haben sich auf flexible, digitale Führerscheinkontrolle spezialisiert. Azowo übernahm zuletzt auch den Anbieter Easycheck by Edding und baut damit sein Portfolio für KMU aus.

Quelle: Führerscheinkontrolle: So flexibel prüft Azowo Führerscheine | Azowo übernimmt Easycheck by Edding

Ab 2026: Einmalige Prüfung plus kontinuierliche digitale Überwachung

Wenn die geplante Neuregelung wie vorgesehen kommt, wird das Verfahren deutlich schlanker:

1. Erstprüfung: Jeder Fahrer wird einmalig gründlich geprüft, Führerscheindaten werden digital hinterlegt.
2. Laufende Überwachung: Ein zertifiziertes System meldet automatisch, wenn ein Führerschein entzogen wird, abläuft oder sonstige relevante Änderungen eintreten.
3. Kein fixer Rhythmus mehr: Die bisherige Pflicht zur halbjährlichen Wiederholungsprüfung entfällt, solange das digitale System läuft und dokumentiert.

Was das praktisch bedeutet: Bei einem Fuhrpark mit 50 Fahrern entfallen rechnerisch bis zu 100 Kontrollvorgänge pro Jahr. Der Aufwand für Erinnerungen, Nachfassen bei säumigen Fahrern und manuelle Ablage sinkt erheblich.

Worauf Sie sich jetzt vorbereiten sollten

Die Neuregelung ist noch nicht in Kraft. Bis zum Inkrafttreten gelten die bestehenden Pflichten unverändert. Dennoch lohnt es sich, die Umstellung vorzubereiten:

• Prüfen Sie, ob Ihr aktuelles Kontrollverfahren dokumentationsfähig ist. Papierprotokolle reichen formal, sind aber schwer revisionssicher zu archivieren.
• Bewerten Sie digitale Lösungen, die bereits heute eine strukturierte Dokumentation liefern und für das neue Verfahren ab 2026 gerüstet sind.
• Klären Sie mit Ihrer Kfz-Versicherung, welche Anforderungen an die Führerscheinkontrolle in Ihrer Police verankert sind. Manche Versicherer haben strengere Vorgaben als das gesetzliche Minimum.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Fahrerakte für alle Fahrer vollständig ist, bevor die Systemumstellung kommt.

Auf einen Blick: Die wichtigsten Punkte zusammengefasst

• Aktuelle Pflicht: Mindestens zweimal jährlich Führerschein jedes Firmenwagenfahrers kontrollieren und dokumentieren (StVG § 21, BGB § 831).
• Geplante Neuregelung ab 2026: Einmalige Grundprüfung reicht, wenn ein digitales System Statusänderungen lückenlos meldet (Bundesratsinitiative).
• Sanktionen bei Verstößen: Strafrechtliche Haftung nach § 21 StVG (bis 1 Jahr Freiheitsstrafe), zivilrechtlicher Regress der Versicherung, Schadensersatz nach § 831 BGB.
• Handlungsempfehlung heute: Digitales Kontrollsystem einführen, das revisionssichere Protokolle erzeugt und für das neue Verfahren vorbereitet ist.
• Vorsicht: Die Neuregelung gilt erst nach Inkrafttreten des entsprechenden Gesetzes. Bis dahin gelten die alten Fristen.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zu Ihrer Haftungssituation wenden Sie sich an einen zugelassenen Rechtsanwalt oder Fachanwalt für Verkehrsrecht.